Diversas empresas siguen ejecutando sus actividades de venta y comercialización en Excel, ya que es una herramienta fácil de usar y muy conocida para gran parte de sus empleados. Sin embargo, para gestionar de manera más eficiente y rentable los datos, muchas empresas utilizan un CRM. Un CRM consiste en una base de datos e interfaz de usuario con el que se puede crear fácilmente, actualizar, gestionar, procesar, compartir y reportar datos.
Al lado de un CRM, las ventajas de Excel pesan poco al lado de sus desventajas. Las hojas de cálculo de Excel son bastante deficientes para poder administrar eficientemente una base de datos. Esto se debe en parte a que Excel como herramienta no posee tablas relacionadas y sus capacidades de interfaz son bastante limitadas, por lo que se tornará bastante engorroso trabajar con unos cientos de registros y un caos cuando hablamos de más de miles.
Un gran obstáculo para el crecimiento del sistema de ventas y marketing de una empresa con el uso de Excel es su limitada capacidad para compartir. Los archivos de Excel tienden a construirse con fines específicos, como una lista de correos de los clientes para hacer uso de ella en e-mail marketing o una lista de prospección dirigida por un representante de ventas. Con este enfoque se suscitan dos problemas para la empresa:
- -Muy a menudo la información es sacada de un archivo maestro, pero nunca vuelve con correcciones ni actualizaciones.
- -La existencia de más de una copia del archivo solo genera desorden y poca fiabilidad de la información. Al existir distintas versiones de la base de datos, primero deberá existir una discusión acerca de cuál es la correcta para poder trabajar.
¿Alguna vez ha intentado armar una lista de tarjetas de felicitación para cierta festividad con solo diez representantes de ventas, cada uno con su propio archivo de clientes clave? Sí, es bastante complejo, entonces imagínese intentar realizar tareas más complejas, como pronósticos de venta de manera oportuna y realista.
En contraste un CRM solo tiene una versión de la información, la cual puede ser manejada fácilmente por Ventas, Marketing y Servicio al Cliente. Cuando se utiliza un CRM, los representantes de ventas no tienen que estar a cada rato reportando al jefe de ventas con respecto a sus resultados. El CRM permite que todos trabajen desde una misma base, con la que la compañía gestiona las relaciones con los clientes, prospectos e incluso la gestión de cada vendedor.
Este enfoque de base de datos también genera un cambio drástico y positivo con respecto a la propiedad de la información. La información de la relación con un cliente o prospecto ya no se encuentra en manos de un departamento o área específica. La información del cliente, el núcleo de su negocio, pasa a convertirse en un activo de la empresa.
Ventajas de Excel:
- Fácil de usar.
- Bastante conocido para la mayoría de los empleados.
- Económico para una pequeña base de datos de ventas transaccionales.
Desventajas de Excel:
- No es apropiado para que múltiples usuarios accedan o realicen cambios fácilmente.
- No se puede ver, gestionar ni reportar las relaciones de los datos de una hoja de cálculo.
- Revisar, comprender y utilizar eficientemente los datos de una hoja de cálculo puede tomar demasiado tiempo.
- Las hojas de cálculo, por lo general, no se pueden usar para fines distintos que los previstos cuando se crearon en primera instancia.
- Es muy difícil compartir datos.
- No existen pistas para poder verificar la integridad de los datos con las actualizaciones.
- Alto peligro de perdida de datos.
- La información corre mucho riesgo de ser trasportada fuera de la empresa, pudiendo caer incluso en manos de la competencia.
Ventajas del CRM.
Un negocio exitoso buscará siempre la manera de poder encontrar, servir y mantener a los clientes con un alto grado de lealtad. Estas relaciones con los clientes deben ser gestionadas por toda la empresa, o sea, Ventas, Marketing y Servicio al Cliente. La única manera eficiente de hacerlo es mediante la gestión del proceso a través de un CRM, con el que se puede:
- Desarrollar relaciones sólidas y duraderas con los clientes a través de un servicio más personalizado.
- Mejorar la rentabilidad de la empresa a través de la reducción de costos por la realización de operaciones más eficientes.
- Responder más rápidamente a las necesidades y solicitudes de los clientes y prospectos.
- Optimizar el e-mail marketing a través del seguimiento y la segmentación.
- Aumentar las opciones para el cross-selling y up-selling.
- Obtener la información correcta en cualquier lugar y momento para un mejor desarrollo de los negocios. Con esta capacidad, los datos del cliente se convierten en un activo estratégico, extrayendo más valor de la base de datos de clientes y aumentando los ingresos de la empresa.
- Mejora las tasas de cierre, gestión de clientes potenciales y permite realizar seguimiento a las ventas de forma fácil, rápida y económica.
- Asegura que Ventas, Marketing y Servicio al Cliente trabajen con metas comunes ya que poseerán información común, lo cual lleva al éxito de la empresa a un nuevo nivel.
- Supera todas las desventajas de Excel.
Y si te lo preguntabas, los datos de Excel pueden ser fácilmente exportados a un CRM.
Llegó el momento de darle un descanso al viejo Excel y empezar a utilizar una herramienta diseñada para la gestión de clientes. Le invito a probar Zoho CRM, una potente herramienta que llevará a su empresa a un nivel superior con respecto a la gestión de clientes, del ciclo de ventas y el desarrollo del negocio.