Hoy se han vuelto muy populares las aplicaciones de gestión de proyectos a nivel de empresas. El planeamiento de recursos y tareas, programación, logística, coordinación del personal, liderazgo y especialmente el trabajar contra el tiempo en grandes proyectos hacen de este tipo de herramientas un indispensable para un resultado exitoso, no obstante, la experiencia en muchas empresas con respecto a este tipo de software ha sido lejana a los resultados esperados, e inclusive contraproducente. El motivo principal de la falta de eficiencia de un software de gestión de proyectos, está basada en dos factores: la elección del software y el uso que se le dé a este.
Entonces ¿cuál es el secreto para la eficiencia de un software de gestión de proyectos?
Un aspecto primordial para que el uso de este tipo de software sea exitoso es el equilibrio, o sea realizar una gestión en la justa medida a través de la aplicación, sin abusar ni prescindir de ella. Muchos gerentes en busca de mantener un movimiento constante en el equipo y entregar total libertad de acción, optan por un enfoque extremadamente simplificado, cayendo en una falta de seguimiento de aspectos importantes del trabajo y haciéndolos en una dirección distinta a la estratégica. Por otro lado están los gerentes que desean mantener todo a raya con procesos demasiado sofisticados. Normas, reglamentos y políticas abundan por doquier, con lo que una gran parte de la jornada laboral es despilfarrada en registrar cada acción, conseguir permisos y protocolos muchas veces prescindibles, generando un equipo que se mueve en cámara lenta con respecto a las tareas.
Para entender mejor este fenómeno, vamos a suponer que un gerente debe trabajar con un grupo de diseñadores para crear un nuevo sitio web para su empresa. Si el gerente simplifica demasiado las tareas, dando una explicación general del sitio web, una fecha límite y desaparece hasta entonces, es muy probable que al momento de revisar los resultados se percate que no era lo que deseaba, que está lejos de lo que quiere reflejar como empresa y con desesperación se da cuenta que el sitio requiere de un montón de enmiendas y trabajo adicional, lo cual no es buena noticia para nadie.
Por otro lado podríamos encontrar al gerente que desea llevar un control exagerado por sobre el equipo, quien entrega una extensa lista de especificaciones detalladas acerca de los tipos de imágenes, fuentes, gráficas, tamaño de página y un largo y complejo listado de lo que se debe y no hacer. Así también solicita que cada archivo que sea creado sea registrado al ser finalizado junto con informes periódicos de avance con el tiempo que ha tomado cada acción realizada. Los diseñadores junto con perder una gran cantidad de tiempo en registrar cada paso y en espera de aprobaciones, se verán limitados con respecto a su creatividad y colaboración en el proyecto.
En el mismo caso, un gerente que desea mantener un equilibrio en la gestión del proyecto, comenzará planteando el problema a solucionar al equipo e indicará cual es el público objetivo y lo que se les desea transmitir. También podría ejemplificar con diseños de sitios web que se acercan a lo que se desea. A través del software de gestión de proyectos divide el proceso en etapas y determina fechas en que estás debiesen estar completadas para ser revisadas y discutir posibles cambios a realizar. De esta manera estaría dando al equipo el espacio necesario para ejercitar la creatividad, llegar a un buen resultado que satisfaga las necesidades de la empresa y contribuya a la consolidación del equipo.
El uso incorrecto de una aplicación de gestión de proyectos puede empujar hacia cualquiera de los extremos, pero el equilibrio está también directamente relacionado con la herramienta que la empresa haya seleccionado para trabajar ya que en muchos casos estas imponen una gran cantidad de pasos engorrosos, poco relevantes o que no se adaptan a la naturaleza de un proyecto, así como también otro tipo aplicaciones que se indican para la gestión de proyectos, pero que son solo un poco más que una lista de tareas.
Desde la perspectiva del equilibrio deseado en una buena gestión de proyectos, me gustaría recomendarle Zoho Projects por su buen desempeño y fácil uso. Projects es la aplicación de gestión de proyectos de Zoho Corporation que ayuda a una considerable mejora en la comunicación y productividad del equipo de trabajo, ofreciendo control total en la asignación de tareas, plazo, avance, colaboración, rastreo, seguimiento de incidencias, etc.
Con Zoho Projects se pueden realizar listas de tareas e hitos, estableciendo la dependencia entre ellos para una mejor medición en el progreso del trabajo. Desde la misma plataforma permite comunicación efectiva a través de chat y foros de colaboración. De manera sencilla se pueden desarrollar informes de trabajo y cartas Gantt, así como la gestión de un calendario compartido. En la misma aplicación se puede realizar el registro de horas de trabajo.
Zoho Projects mantiene ese equilibrio entre cantidad y calidad, manteniendo contentos a los gerentes con información relevante del proyecto y aumento de productividad y al equipo en general por aumentar la colaboración y no quitarles tiempo en registros y aprobaciones innecesarias. Su interfaz es versátil y adaptable a diversos tipos de proyectos, sean grandes o pequeños.
¿Qué beneficios tiene el uso de Zoho Projects?
- Permite acceder a todos sus proyectos desde cualquier lugar y en tiempo real al trabajar desde la nube.
- Mantiene todas las tareas y plazos en un mismo lugar.
- Ofrece una estructura de manejo y resolución de incidencias.
- Colaboración con el equipo, clientes y socios en tiempo real y con solo una plataforma.
- Fácil creación y organización de archivos vinculados con un proyecto.
- Facilita la comunicación y mejora el intercambio de ideas entre los miembros del equipo a través de chats grupales y foros.
- Dispone de aplicación para dispositivos móviles con sistemas operativos IOS y Android.
- Integración con Google Apps.
- Dashboard que permite una visión general acerca del avance y resultados del proyecto.