Es muy probable que tú o alguien del equipo haya enviado el mismo correo dos veces a un mismo cliente o que un mismo prospecto haya sido asignado a dos integrantes de la fuerza de ventas en la organización generando molestias dentro del equipo y una mala primera impresión en el prospecto. Situaciones como estas son producto de los molestos datos duplicados dentro de la base de datos de nuestro CRM, un problema que termina repercutiendo en mala gestión y por ende en una disminución de ingresos.
Entendemos un registro duplicado cuando dos o más registros se refieren al mismo posible cliente, contacto o cuenta con datos parcial o completamente iguales. Estos pequeños errores terminan costando bastante caro para la empresa, ya que generan:
- Mayor consumo de recursos.
- Mayor costo de mantenimiento de la información.
- Mayores tasas de desuscripción.
- Menor satisfacción y retención de clientes.
- Informes inválidos.
- Productividad reducida
- Pérdida de ingresos.
Los puntos anteriores muestran que los duplicados son algo que debe ser completamente erradicado de una organización para que exista un desempeño eficiente, para lo cual debemos buscar una solución que evite que se generen y limpiar los actuales registros duplicados.
Prevención.
El aspecto más importante para evitar que se generen nuevo registros duplicados es poder identificar aquellos campos en los que no debe existir información duplicada, como el número de teléfono, correo electrónico, RUT, etc. Zoho CRM permite configurar determinados campos para prevenir la creación de duplicados, de esta manera, cuando un usuario está a punto de duplicar un registro, el sistema no se lo permitirá en base a los campos previamente configurados como únicos.
La solución a los duplicados existentes.
Para lidiar con los registros duplicados ya presentes en la base de datos, Zoho CRM presenta la función de deduplicar. Para utilizar esta opción simplemente se deben seleccionar los campos en base a los cuales se hará la búsqueda de duplicados y configurar los criterios de fusión de registros para obtener un registro con los mejores datos, proceso que es realizado en segundo plano.
La deduplicación en Zoho CRM solía ser un proceso relativamente manual en que se iba trabajando de uno en uno cada duplicado, lo que a pesar de ser una solución, quitaba mucho tiempo en la administración de la información. Hoy el proceso se puede aplicar de forma masiva y solo se realizará la deduplicación manual cuando Zoho CRM detecte conflictos. En base a los criterios configurados se obtendrán registros fusionados que sacan lo mejor de cada uno de los registros anteriormente duplicados.
En resumen, Zoho CRM brinda una solución completa y eficiente para combatir los duplicados a través de la prevención de los mismos con los campos únicos y el tratamiento a los duplicados existentes a través del proceso masivo de deduplicación.